Změny v projektu

Jako příjemce dotace jste svůj projekt dobře připravili a všechny plánované aktivity zevrubně popsali v Projektové žádosti. Přijetím Smlouvy o poskytnutí dotace jste se zavázali veškeré popsané aktivity zrealizovat.

Někdy je ovšem i přes vaši snahu změna v projektu nutná, např. když ji nelze předvídat a je naprosto nezbytná pro dosažení cílů projektu.

V některých případech musí o změnu požádat Lead partner přes Dotační portál SAB; o jiných nás stačí pouze informovat. Někdy ale také není třeba předem oznamovat nic.

1. Kdy musí být o změnu požádáno Lead partnerem přes Dotační portál SAB?

Například v následujících případech:

• při změně partnerské struktury vašeho projektu,
• v případě navýšení některé z hlavních kategorií nákladů partnera o více než 30 % její původní výše,
• pokud dojde k významným zásahům do projektových cílů či výsledků, např. při dosažení plánovaných hodnot ukazatelů,
• při navýšení finančních prostředků,
• při změně doby realizace projektu,
• pokud chcete přesunout prostředky mezi jednotlivými kooperačními partnery,
• pokud se změní váš Plán vyúčtování,
• pokud jsou pro financování projektu použity další prostředky,
• pokud se Vám podařilo ušetřit a přidělené dotační prostředky už nejsou potřebné v plné výši,
• pokud v projektu vznikají nové aktivity nebo dochází k rozšíření aktivit schválených,
• pokud v projektu kromě schválených pracovních míst byla vytvořena nová místa, která nebyla známá v okamžiku podání žádosti, a ještě nemají přiřazený pracovní profil.

Jak v takovém případě nejlépe postupovat?

• Plánovanou/Plánované změnu/změny nejprve dohodněte s kooperačním/i partnerem/partnery.
• Němečtí kooperační partneři se domluví na plánovaných změnách se svou příslušnou kontaktní osobou v SAB.
• Čeští kooperační partneři mohou plánovanou změnu konzultovat se zaměstnanci CRR ČR.
• Lead partner dodá dvojjazyčnou Žádost o změnu projektu prostřednictvím Dotačního portálu SAB. Změna/y musí být jasně odůvodněna/y. Pokud je požadována také změna rozpočtu projektu, vyplní příslušný kooperační partner formulář 64816. Tento formulář slouží k žádosti o změny v rozpočtu kooperačního partnera, při kterých dojde k překročení kategorie nákladů o více než 30 % oproti schválené částce nebo dojde k přesunu prostředků mezi rozpočty kooperačních partnerů nebo pokud je žádáno o navýšení prostředků. Lead partner vyplní v případě těchto změn dále i formulář 64817 a přiloží oba vyplněné formuláře k Žádosti o změnu projektu v Dotačním portálu SAB jako přílohu.

Jaký je další postup po podání Žádosti o změně projektu?

• Změna v projektu je odborně prověřena příslušnými místy (SAB, CRR ČR).
• V případě podstatných změn, jako např.
  • žádost o navýšení prostředků EFRR o více než 20.000 EUR,
  • změny v aktivitách projektu, které ohrožují dosažení cílů projektu,
  • změny v partnerství, např. změny kooperačních partnerů, které ohrožují realizaci obsahu projektu a dosažení cílových hodnot ukazatelů rozhoduje o změně v projektu Monitorovací výbor (viz kap. 7.7 SRD).
• O ostatních změnách rozhoduje SAB a CRR ČR.
• Pokud je změna v projektu schválena, SAB Vás písemně informuje a případně Vám nabídne odpovídající změnu Smlouvy o poskytnutí dotace.

• Upozornění: Žádost o změnu projektu lze podat v zásadě maximálně 1 x ročně (viz Všeobecné smluvní podmínky, kap. 2.1). V jedné Žádosti o změnu projektu mohou být formulovány veškeré změny všech kooperačních partnerů.
  Výjimka: Změny, které by bránily úspěšné realizaci projektu, se musí oznámit ihned.

• O změny v Plánu vyúčtování (viz Všeobecné smluvní podmínky, Kap. 1.1) musí být zažádáno Lead partnerem za všechny kooperační partnery vždy nejpozději 31.10. aktuálního roku.
• O navýšení prostředků je možné zažádat jen výjimečně, tedy pokud:
  • je to nezbytné pro dosažení cílů projektu a
  • projekt se nachází v pokročilé fázi realizace (tzn. již bylo vyúčtováno minimálně 65 % schválených nákladů projektu) a
  • v Programu jsou stále dostupné finanční prostředky.

2. Kdy stačí o změně v projektu jen informovat?

• Při změně osoby oprávněné jednat či kontaktní osoby – v tomto případě nám stačí zaslat pouze aktuální doklad o oprávnění, resp. kontaktní údaje nové kontaktní osoby.
• Při změně adresy, resp. sídla kooperačního partnera. V tomto případě stačí rovněž zaslat odpovídající doklad.
• Zaslání dokladů je možné buďto přes e-mail nebo přes Dotační portál SAB.

Tyto změny vezme SAB na vědomí a příp. informuje CRR ČR (v případě, že se změna týká českého partnera). SAB následně Lead partnera informuje, že změna byla vzata na vědomí.

3. Kdy není nutné změnu předem oznamovat?

• V případě, že hlavní kategorie nákladů překročíte o méně než 30 %. V tomto případě není potřeba, aby němečtí kooperační partneři tuto skutečnost nahlašovali SAB;
  Čeští kooperační partneři informují o změně CRR ČR v Monitorovací zprávě v rámci příslušného vyúčtování.
  Poznámka: změny v rozpočtech pod 30 % podléhají standardní kontrole, tedy o způsobilosti takových výdajů/změn rozhoduje kontrolor.
• Při změně personálního obsazení schválených míst
  Příklad: úkoly v rámci pracovního místa v pracovním profilu 3 budou v první polovině doby realizace projektu vykonávány zaměstnancem 1 a v druhé polovině zaměstnancem 2, např. kvůli mateřské dovolené pracovní místo v pracovním profilu 3 bude v první polovině doby realizace projektu obsazeno zaměstnancem 1 a ve druhé polovině zaměstnancem 2 (např. při zástupu za mateřskou dovolenou apod.). Partneři o takové změně informují své kontrolní místo (SAB nebo CRR ČR) v Monitorovací zprávě v rámci příslušného vyúčtování.
• V případě nepatrných změn schválených pracovních míst, pokud nedojde k překročení schválených personálních nákladů.
  Příklad: schválené pracovní místo s úvazkem 1 HPP v pracovním profilu 3 je obsazeno dvěma zaměstnanci, každý s úvazkem 0,5 HPP v pracovním profilu 3. Partneři o takové změně informují své kontrolní místo (SAB nebo CRR ČR) v Monitorovací zprávě v rámci příslušného vyúčtování.