Abrechnung und Berichterstattung

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt im Erstattungsprinzip.

Was bedeutet das für Sie?
Der Zuwendungsvertrag begründet keinen automatischen Anspruch auf die Auszahlung der Zuwendung. Sie als Kooperationspartner setzen Ihr Vorhaben um, rechnen bei uns Ihre Kosten ab (Auszahlungsantrag) und beantragen für diese Kosten eine anteilige Kostenerstattung (Auszahlung). Wir prüfen Ihre Kosten und veranlassen eine Auszahlung.

Wie sieht es konkret aus?
Wenn Ihr Vorhaben vom Begleitausschuss bestätigt wurde, vereinbaren wir mit Ihnen eine verbindliche Abrechnungsplanung (SAB-Vordruck 64809) mit Abrechnungszeiträumen sowie Abrechnungsbeträgen und Fristen für die Einreichung der Auszahlungsanträge.

Die Abrechnungszeiträume

• starten mit dem Datum der Einreichung Ihres Projektantrages beim Gemeinsamen Sekretariat (d. h. ab Projektbeginn gemäß § 2 des Zuwendungsvertrages),
• knüpfen lückenlos aneinander an,
• umfassen in der Regel sechs bis zwölf Monate und
• decken die gesamte Projektlaufzeit ab (d. h. bis Projektende gemäß § 2 des Zuwendungsvertrags).

Nach Ablauf jedes Abrechnungszeitraumes stellen Sie über das Förderportal Sachsen Ihren Auszahlungsantrag.

Der Auszahlungsantrag ist in der Regel ein bis zwei Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes einzureichen, sodass Sie ausreichend Zeit haben, die notwendigen Unterlagen vorzubereiten. Für die Einreichung des letzten Auszahlungsantrages steht Ihnen eine dreimonatige Frist zur Verfügung.

Nähere Hinweise zum Ausfüllen des Auszahlungsantrages finden Sie im Leitfaden zur Erstellung und Einreichung eines Auszahlungsantrages über das Förderportal.

Wesentliche Bestandteile des Auszahlungsantrages sind die Abrechnung der angefallenen Kosten in einer Belegliste sowie ein Sachbericht in der jeweiligen Landessprache.

Eine Belegliste ist in der Regel dann einzureichen, wenn Sie im Abrechnungszeitraum mindestens 15.000,00 EUR zur Abrechnung bringen können (Ausnahmen nur nach Absprache mit der zuständigen nationalen Kontrollinstanz). Ist dies nicht der Fall, ist lediglich ein Sachbericht ohne Kostenabrechnung vorzulegen.

 

So ist zwischen folgenden Arten des Auszahlungsantrages zu unterscheiden:

• Auszahlungsantrag mit Zwischenabrechnung (im Laufe der Projektumsetzung),
• Auszahlungsantrag mit Abschlussabrechnung (zum Projektende),
• Sachbericht ohne Kostenabrechnung.

 

Belegliste

Bitte beachten Sie, dass die Belegliste eine Pflichtanlage zum Auszahlungsantrag darstellt, sofern Sie eine Auszahlung beantragen.

Jeder Kooperationspartner erstellt eine separate Belegliste für die von ihm im entsprechenden Abrechnungszeitraum getragenen und zur Rückerstattung beantragten Kosten.

Bei tatsächlichen Kosten muss das Bezahldatum im Abrechnungszeitraum liegen. Bei Ihrer abschließenden Abrechnung muss die Leistung in der Projektlaufzeit liegen; die Bezahlung der Rechnung muss innerhalb von 30 Tagen nach Projektende erfolgen.

Auf der deutschen Seite stehen Ihnen für die Abrechnung von Kosten drei Arten von Beleglisten zur Verfügung. Verwenden Sie bitte den Vordruck, der für Ihre Kostenstruktur gemäß dem Zuwendungsvertrag passend ist:

• SAB-Vordruck Nr. 64811

Belegliste für die Abrechnung von tatsächlichen Kosten in den Kostenarten Externe Expertisen und Dienstleistungen, Ausrüstung und Infrastruktur und Bauarbeiten, ggf. kombiniert mit der Personalkostenpauschale, der Verwaltungskostenpauschale und der Reisekostenpauschale

• SAB-Vordruck Nr. 64812

Belegliste für die Abrechnung von Personalkosten als Standardeinheitskosten, ggf. kombiniert mit der Restkostenpauschale

• SAB-Vordruck Nr. 64813

Belegliste für die Abrechnung von Personalkosten als Standardeinheitskosten, von tatsächlichen Kosten in den Kostenarten Externe Expertisen und Dienstleistungen, Ausrüstung und Infrastruktur und Bauarbeiten und ggf. von Sachleistungen, ggf. kombiniert mit der Verwaltungskostenpauschale und Reisekostenpauschale

 

Sachbericht

Der Sachbericht ist nach jedem Abrechnungszeitraum einzureichen – unabhängig davon, ob Sie Kosten abrechnen oder nicht.

Im Sachbericht stellen Sie bitte in der Landessprache ausführlich die Umsetzung Ihres Projektteils im Abrechnungszeitraum dar. Machen Sie bitte Angaben nur zu Ihrem Projektteil. Führen Sie bitte die Aktivitäten und Ergebnisse auf, die Sie als Kooperationspartner im Abrechnungszeitraum unter Berücksichtigung der beantragten Kosten umgesetzt haben oder an deren Umsetzung Sie direkt beteiligt waren.

Die Angaben tragen Sie bitte direkt in den dafür vorgesehenen Feldern im online-Formular im Förderportal unter der Aufgabe „Auszahlungsantrag erstellen“ in Ihrem Vorhaben ein.

 

Anlagen

Ein Bestandteil des Auszahlungsantrages sind auch die für Ihren Projektteil oder den aktuellen Abrechnungszeitraum relevanten Anlagen. Im Folgenden erfahren Sie, welche Anlagen es gibt und wann Sie diese vorzulegen haben.

Alle Vordrucke für deutsche Kooperationspartner finden Sie unter Informationen für Begünstigte | Interreg Sachsen - Tschechien 2021-2027.

Verwenden Sie bitte stets Formulare in der aktuellen Fassung. Diese sind auf der Programmhomepage verfügbar.

Die Anlagen übermitteln Sie uns bitte mittels Förderportal. Nutzen Sie hierzu im Reiter „Anlagen“ die für die jeweiligen Anlagen vorgesehenen Felder.

Darüber hinaus bitten wir Sie, die Excel-Version der Belegliste an unser E-Mail-Postfach kp_beleglisten@sab.sachsen.de zu senden.

 

Detailinformationen zu den einzelnen Anlagen:

Personifizierte Stellenbeschreibung (SAB-Vordruck 64807)

Diese wird nur bei der Abrechnung von Personalkosten über Standardeinheitskosten benötigt.

Bei der ersten Abrechnung des Beschäftigten im Projekt bzw. bei Änderung legen Sie uns die „Personifizierte Stellenbeschreibung“ mit der Angabe des Vor- und Zunamens, der Funktion, der Aufgaben, dem zugeordneten Tätigkeitsprofil, dem Stellenanteil und der Einsatzdauer im Projekt vor.

Die Stellenbeschreibung dient uns als Beschäftigungsnachweis und muss daher zwingend vom Begünstigten (Arbeitgeber) und dem Projektmitarbeiter (Beschäftigten) vor Beginn des projektbezogenen Einsatzes unterzeichnet werden.

Bestehen Unklarheiten, können wir von Ihnen weitere Unterlagen (z. B. Arbeitsverträge) anfordern.

 

Zeitnachweis (SAB-Vordruck 64808)

Ein Zeitnachweis wird nur bei der Abrechnung von Personalkosten über Standardeinheitskosten für Personal mit flexiblen monatlichen Arbeitszeitanteilen benötigt.

Die Abrechnung der Personalkosten auf Stundenbasis erfolgt für tatsächlich geleistete Projektstunden. Deswegen muss für jeden Abrechnungsmonat ein „Zeitnachweis“ geführt werden, in dem die geleisteten Stunden tagesgenau und getrennt nach projektbezogener und projektfremder Arbeitszeit sowie die Fehltage (Urlaub, Krankheit, tarifliche oder betriebliche Ruhetage etc.) dokumentiert werden, so dass im Zeitnachweis die monatliche Gesamtarbeitszeit des Beschäftigten ausgewiesen wird.

Die Zeitnachweise sind erst nach Aufforderung durch die nationale Kontrollinstanz (sogenannte Stichprobenziehung) vorzulegen.

 

Tätigkeitsnachweis (SAB-Vordruck 64814)

Falls Sie im Rahmen Ihres Projektteils unbezahlte freiwillige Arbeit geltend machen, ist pro Person und Monat ein „Tätigkeitsnachweis“ zu führen.

Die Tätigkeitsnachweise sind erst nach Aufforderung durch die nationale Kontrollinstanz (sogenannte Stichprobenziehung) vorzulegen.

 

Erklärung zur elektronischen Belegvorlage (SAB-Vordruck 60612)
Als Begünstigter haben Sie sämtliche für die Verwaltungsprüfung erforderlichen Belege und Verträge sowie alle sonst mit der Zuwendung zusammenhängenden Unterlagen während und nach Abschluss des Projektes aufzubewahren.

 

Das bei der elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten angewendete Verfahren muss bei Begünstigten mit Sitz in Deutschland den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung oder einer in der öffentlichen Verwaltung allgemein zugelassenen Regelung entsprechen.

Bewahren Sie Dokumente lediglich elektronisch auf, sind Sie deshalb verpflichtet, uns mit dem ersten Auszahlungsantrag eine Auskunft über das angewandte Verfahren bzw. System zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen zu geben.

 

Nachweise zu Indikatoren (formlos)

Im § 3 des Zuwendungsvertrages wurden Zielwerte auf Ebene des Projektes festgelegt, die alle Kooperationspartner im Rahmen des Vorhabens gemeinschaftlich erreichen sollen.

Falls Sie der Lead-Partner des Projektes sind, sind Sie verpflichtet, mit jedem Sachbericht den Fortschritt bei der Erreichung der Zielwerte der Indikatoren zu melden sowie entsprechende Nachweise einzureichen.

Bezüglich der Nachweisführung beachten Sie bitte die Leitfäden zu den Indikatoren auf der Programmhomepage unter Indikatoren | Interreg Sachsen - Tschechien 2021-2027.

 

Nachweise zur Auflagenerfüllung (formlos)

Wurden für Sie im § 5 des Zuwendungsvertrages Sonstige Bestimmungen oder Auflagen definiert, reichen Sie bitte mit dem Sachbericht entsprechende Nachweise über deren Erfüllung ein.

 

Nachweise zur Vorhabensdurchführung (formlos)

Fügen Sie Ihrem Sachbericht weitere Nachweise bei, die auf die erfolgreiche Umsetzung Ihres Projektteils schließen lassen, die die Umsetzung der Arbeitspakete und die erreichten Ergebnisse belegen und die die Erfüllung der Publizitätsvorschriften nachweisen (wie bspw. Teilnehmerlisten und Fotodokumentation von Veranstaltungen, Nachweis über die Anbringung des A3-Plakates oder der langlebigen Informationstafel, Nachweise über die Präsentation Ihres Vorhabens auf Ihrer Homepage oder in Social Media, die im Projekt herausgegebenen Publikationen o. Ä.).

Bezüglich der Informations- und Kommunikationsvorschriften beachten Sie bitte den „Leitfaden zu den Informations- und Kommunikationsvorschriften“ auf der Programmhomepage unter Öffentlichkeitsarbeit in Projekten | Interreg Sachsen - Tschechien 2021-2027 sowie die im Downloadbereich zur Verfügung gestellten Logos und Vorlagen Grafiken für Publizität + Öffentlichkeitsarbeit | Interreg Sachsen - Tschechien 2021-2027.

Sollten erforderliche Unterlagen oder Informationen fehlen, werden wir Sie kontaktieren. Ver Bitte denken Sie daran, dass jede Nachforderung die Bearbeitung Ihres Auszahlungsantrags verzögern kann.