Vyúčtování a podávání monitorovacích zpráv

Dotace se vyplácejí na principu zpětné úhrady.

Co to pro Vás znamená?
Smlouva o poskytnutí dotace nezakládá automatický nárok na vyplacení dotace. Jako kooperační partner realizujete Váš projekt, vyúčtujete u nás své náklady (žádost o platbu) a požádáte o poměrnou úhradu těchto nákladů („výplatu“). My vaše náklady prověříme a zajistíme výplatu prostředků.

Jak to přesně probíhá?
Po schválení Vašeho projektu Monitorovacím výborem s Vámi dohodneme závazný plán vyúčtování (tiskopis SAB č. 64809) s vyúčtovacími obdobími, částkami k vyúčtování a lhůtami pro předložení žádostí o platbu.

Vyúčtovací období

• začínají dnem, kdy byla vaše projektová žádost předložena Společnému sekretariátu (tj. zahájením projektu v podle § 2 Smlouvy o poskytnutí dotace),
• bezprostředně na sebe navazují,
• zahrnují zpravidla šest až dvanáct měsíců a
• pokrývají celou dobu realizace projektu (tj. do ukončení projektu podle § 2 Smlouvy o poskytnutí dotace). 

Na konci každého vyúčtovacího období podáte žádost o platbu prostřednictvím Dotačního portálu SAB.

Lhůta pro podání žádosti o platbu je stanovena zpravidla jeden až dva měsíce po skončení vyúčtovaného období. Máte tak dostatek času na přípravu potřebných dokumentů. Na předložení závěrečné žádosti o platbu máte k dispozici tři měsíce.

Podrobnější informace k vyplnění žádosti o platbu naleznete v Příručce pro vypracování a podání žádosti o platbu v Dotačním portálu.

Hlavními součástmi žádosti o platbu je vyúčtování nákladů v soupisce výdajů a monitorovací zpráva v příslušném národním jazyce.

Soupisku výdajů je zpravidla nutné předložit, pokud dosáhnete ve vyúčtovacím období výdajů ve výši alespoň 15 000,00 EUR (výjimky jsou možné pouze po konzultaci s příslušným národním kontrolorem). V opačném případě je třeba předložit pouze monitorovací zprávu bez soupisky výdajů.

Je tedy možné rozlišovat mezi následujícími typy vyúčtování:

• žádost o platbu s průběžným vyúčtováním (v průběhu realizace projektu),
• žádost o platbu se závěrečným vyúčtováním (na konci projektu),
• monitorovací zpráva bez vyúčtování nákladů.

 

Soupiska výdajů

Upozorňujeme, že soupiska výdajů je povinnou přílohou žádosti o platbu, pokud žádáte o výplatu prostředků. Každý kooperační partner vypracovává samostatnou soupisku výdajů, do které zahrne výdaje, které mu vznikly v příslušném vyúčtovacím období a o jejichž poměrné proplacení žádá.

V případě skutečných nákladů musí datum úhrady spadat do sledovaného vyúčtovaného období. V případě závěrečného vyúčtování musí plnění spadat do období realizace projektu a úhrada faktury musí být provedena nejpozději do 30 dnů po ukončení doby realizace projektu.

Na německé straně jsou pro vyúčtování nákladů k dispozici tři typy soupisek. Použijte prosím formulář, který je adekvátní struktuře Vašich nákladů v souladu se Smlouvou o poskytnutí dotace:

Tiskopis SAB č. 64811
Soupiska pro vyúčtování skutečných nákladů v nákladových kategoriích externí poradenství a služby, vybavení a infrastruktura a stavební práce, případně v kombinaci s paušálem na personální náklady, paušálem na administrativní náklady a paušálem na cestovní náklady

Tiskopis SAB č. 64812
Soupiska pro vyúčtování personálních nákladů jako standardních jednotkových nákladů, případně v kombinaci s paušálem na zbytkové náklady

Tiskopis SAB č. 64813
Soupiska pro vyúčtování personálních nákladů jako standardních jednotkových nákladů, skutečných nákladů v nákladových kategoriích externí poradenství a služby, vybavení a infrastruktura a stavební práce a případně věcné příspěvky, eventuálně v kombinaci s paušálem na administrativní náklady a paušálem na cestovní výdaje.

Monitorovací zpráva
Monitorovací zpráva musí být předložena po každém vyúčtovaném období – bez ohledu na to, zda uplatňujete náklady či nikoli.

V monitorovací zprávě podrobně popište v národním jazyce realizaci Vaší části projektu v příslušném vyúčtovaném období s přihlédnutím k vyúčtovaným nákladům. Uveďte pouze informace o Vaší části projektu. Vyjmenujte aktivity a výsledky, které jste v monitorovacím období realizovali nebo na jejichž realizaci jste se jako kooperační partner přímo podíleli.

Informace vyplňte přímo do příslušných polí v online formuláři na Dotačním portálu v rámci úkolu „Vytvořit žádost o platbu“ ve vašem projektu.

Přílohy
Součástí žádosti o platbu jsou také přílohy vztahující se k Vaší části projektu nebo k aktuálnímu vyúčtovanému období. Níže se dozvíte, jaké přílohy to jsou a v jakém okamžiku je musíte předložit.

Všechny tiskopisy pro německé kooperační partnery naleznete pod Informationen für Begünstigte | Interreg Sachsen - Tschechien 2021-2027.

Používejte prosím vždy nejnovější verzi tiskopisu. Ty jsou k dispozici na domovské stránce programu.

Přílohy nám prosím zasílejte prostřednictvím Dotačního portálu. Použijte pole určená pro příslušné přílohy v záložce „Přílohy“.

Kromě toho prosím zašlete excelovou verzi soupisky výdajů na naši e-mailovou schránku kp_beleglisten@sab.sachsen.de. 

Podrobné informace o jednotlivých přílohách:

Popis pracovního místa (DE tiskopis SAB č. 64807)
Popis pracovního místa se vyžaduje pouze pro vyúčtování personálních nákladů prostřednictvím standardních jednotkových nákladů.
Při prvním vyúčtování zaměstnance v projektu nebo v případě změny nám předložte „Personalizovaný popis pracovního místa“ s uvedením jména a příjmení, funkce, úkolů, přiřazeného pracovního profilu, pracovního úvazku a doby působení v projektu.
Popis pracovního místa slouží jako doklad o zaměstnání, a proto musí být podepsán příjemcem (zaměstnavatelem) a pracovníkem (zaměstnancem) projektu před zahájením pracovní činnosti v projektu.

V případě nejasností si od vás můžeme vyžádat další dokumenty (např. pracovní smlouvy).

Výkaz práce (DE tiskopis SAB č. 64808)
Pracovní výkaz je vyžadován pouze pro vyúčtování personálních nákladů prostřednictvím standardních jednotkových nákladů u personálu s pružnou měsíční pracovní dobou.
Personální náklady se vyúčtovávají na hodinovém základě za skutečně odpracované hodiny v projektu. Z tohoto důvodu musí být za vyúčtovaný měsíc veden „výkaz práce“, ve kterém jsou odpracované hodiny zdokumentovány po dnech a rozděleny na pracovní dobu související s projektem a nesouvisející s projektem a na dny volna (dovolená, nemoc, dny pracovního klidu apod.) tak, aby byl ve výkazu obsažen celkový měsíční fond pracovní doby zaměstnance.
Pracovní výkazy nám předkládejte až na žádost národního kontrolora (tzv. namátková kontrola).

Výkaz práce (DE tiskopis SAB č. 64814)
Pokud v rámci projektu uplatňujete neplacenou dobrovolnou práci, musíte vést pro každou osobu a každý měsíc „výkaz činnosti“.
Výkazy činností předkládejte pouze na žádost národního kontrolora (tzv. namátková kontrola).

Prohlášení o elektronickém předkládání účetních doklad (tiskopis SAB č. 60612)
Jako příjemce dotace musíte uchovávat všechny doklady a smlouvy potřebné pro kontrolu, jakož i všechny ostatní dokumenty související s dotací během realizace projektu i po jeho ukončení.
V případě příjemců se sídlem v Německu musí být postup používaný pro elektronické uchovávání dokladů v souladu se zásadami řádného vedení účetnictví nebo s obecně platným předpisem ve veřejné správě.
Pokud uchováváte doklady pouze elektronicky, jste povinni nám spolu s první žádostí o platbu poskytnout informace o postupu nebo systému používaném pro řádnou správu a ukládání dokladů.

Doklady o plnění ukazatelů (bez předepsané formy)
V § 3 Smlouvy o poskytnutí dotace byly na úrovni projektu definovány ukazatele a jejich cílové hodnoty, kterých by měli všichni kooperační partneři v rámci projektu společně dosáhnout.
Pokud jste Lead partnerem projektu, jste povinni v každé monitorovací zprávě informovat o pokroku v plnění cílových hodnot ukazatelů a předložit odpovídající doklady.
Informace o způsobu dokladování naleznete v pokynech k ukazatelům na internetových stránkách programu Ukazatele/Indikátory | Interreg Česko - Sasko 2021-2027.

Doklady o splnění podmínek (bez předepsané formy)
Pokud jsou pro Vás v § 5 smlouvy o poskytnutí dotace definována další ustanovení nebo podmínky, předložte spolu s monitorovací zprávou příslušné doklady o jejich splnění.

Doklady o realizaci projektu (bez předepsané formy)
K monitorovací zprávě přiložte další důkazy, které svědčí o úspěšné realizaci Vaší části projektu, které dokládají realizaci pracovních balíčků a dosažení výsledků a prokazují splnění pravidel publicity (např. prezenční listiny a fotodokumentace z akcí, doklad o umístění plakátu formátu A3 nebo dlouhodobé informační tabule, doklad o prezentaci projektu na Vaší domovské stránce nebo na sociálních sítích, publikace vydané v rámci projektu apod.).

Pokud jde o požadavky na publicitu, odkazujeme na dokument „Příručka pro příjemce k informačním a komunikačním předpisům“ na domovské stránce programu Práce s veřejností v projektu | Interreg Česko - Sasko 2021-2027 a na loga a šablony, které jsou k dispozici v sekci „Ke stažení“ Grafiky pro publicitu a práci s veřejností | Interreg Česko - Sasko 2021-2027.

Pokud budou chybět potřebné doklady nebo informace, budeme Vás kontaktovat. Mějte prosím na paměti, že jakékoli dodatečné požadavky mohou zpozdit zpracování Vaší žádosti o platbu.