Stichprobenziehung/Belegprüfung

Wir unterziehen Ihre abgerechneten Kosten einer stichprobenhaften Prüfung.

Nach der Einreichung des Auszahlungsantrages werden wir von Ihnen zu ausgewählten Positionen weitere Unterlagen anfordern und diese prüfen. Je schneller Sie uns die Unterlagen übermitteln, umso schneller werden wir die Prüfung und Auszahlung durchführen.

Für die Prüfung einschließlich Auszahlung stehen uns gemäß Ziffer 7.3.1 des GUD 80 Kalendertage zur Verfügung, wobei diese Frist bis zur vollständigen Vorlage der geforderten Unterlagen unterbrochen wird.

Auf der deutschen Seite müssen die Kosten durch geeignete Buchführungs-, Steuer- oder sonstige Unterlagen oder sonstige Belege, einschließlich Zahlungsnachweisen, nachweisbar sein (außer bei Ausgaben, die im Rahmen vereinfachter Kostenoptionen geltend gemacht werden) - s. Anlage 1 des GUD.

Bitte reichen Sie für die in der Stichprobenanforderung genannten lfd. Nrn. der Belegliste über das Förderportal folgende Unterlagen ein (falls zutreffend):

• Rechnungen und Zahlungsnachweise (i. d. R. Kontoauszüge/Buchungsbelege)
• bei Sammelüberweisungen eine Auflistung der enthaltenen Rechnungen (Sammler)
• für Aufträge an Dritte die vollständigen Vergabeunterlagen
• Zeitnachweise
• Tätigkeitsnachweise
• Bestellungen, Honorarverträge, Lieferverträge

Für die Einreichung der Belege zur Stichprobe nutzen Sie bitte ebenfalls das Förderportal, und öffnen die Aufgabe „Mitteilung / Unterlagen“. Diese Aufgabe nutzen Sie bitte auch, falls Sie uns korrigierte oder ergänzende Unterlagen zu Ihrem Auszahlungsantrag bzw. Sachbericht übermitteln wollen.

Auch zu diesem Schritt finden Sie weitere Hinweise in dem Leitfaden zur Erstellung und Einreichung eines Auszahlungsantrages über das Förderportal.

Beim Hochladen der Dateien beachten Sie bitte Folgendes:

• laden Sie bitte nur PDF bzw. JPEG-Dateien hoch,
• benennen Sie die Datei entsprechend der lfd. Nr. der Belegliste,
• laden Sie möglichst alle Unterlagen zu einer Belegposition in einer Datei hoch (z. B. Rechnung, Vergabeunterlagen, Zahlungsnachweis, etc.),
• Dateigrößen von mehr als 20 MB können nicht hochgeladen werden.

Die in die Belegliste aufgenommenen Kosten in Fremdwährung sind in EUR gemäß dem monatlichen Buchungskurs der Europäischen Kommission einzutragen, der zum Zeitpunkt der ersten Einreichung des jeweiligen Auszahlungsantrages (zum Zeitpunkt der Absendung) galt.

Ist die Zuschussfähigkeit nicht ausreichend belegt, kann eine Zurückstellung der Anerkennung bis zur Klärung erfolgen. Die nationale Kontrollinstanz ist ferner berechtigt, die Erstattung von Kosten, die die Förderfähigkeitsregel nach Ziffer 6 des GUD nicht erfüllen und nicht entsprechend nachgewiesen wurden, zu mindern.

Die Kontrollinstanz übermittelt das Prüfergebnis an die Auszahlungsstelle und über das Förderportal an den Kooperationspartner.