Monitorovací zpráva a žádost o platbu

Smlouva o poskytnutí dotace nezakládá automatický nárok na vyplacení dotace.

K proplacení dotace dochází zpětně. To znamená, že dotace bude vyplacena na základě vyúčtovaných nákladů kooperačního partnera.

Předpokladem pro vyplacení dotace je osvědčení příslušného národního Kontrolora o oprávněnosti a správnosti vyúčtovaných nákladů.

Každý kooperační partner za jednotlivá vyúčtovací období zpracovává a odesílá v Dotačním portálu Žádost o platbu, která se sestává z:

• monitorovací zprávy,
• soupisky výdajů.

Žádost o platbu podává partner do 1 měsíce od konce daného vyúčtovacího období, závěrečnou žádost o platbu je nezbytné předložit do tří měsíců od ukončení projektu.

Žádost o platbu (tj. monitorovací zprávu a soupisku výdajů) partner předkládá, pokud nárokované výdaje v soupisce dosahují alespoň 15.000 EUR, případně po dohodě s kontrolorem. Pokud v daném období partner nenárokuje žádné výdaje, předkládá pouze monitorovací zprávu.

Monitorovací zpráva

Partner zpracovává a předkládá monitorovací zprávu přímo v Dotačním portálu pod svým účtem v příslušném národním jazyce. Ve zprávě popisuje aktivity realizované v daném vyúčtovacím období ve vazbě na nárokované výdaje. Přitom uvádí informace o své části projektu – činnosti, výsledky a výstupy, které jako kooperační partner v daném období realizoval, nebo na jejichž realizaci se přímo podílel. Součástí zprávy jsou i relevantní přílohy.

Soupiska výdajů

Soupiska obsahuje seznam všech výdajů partnera nárokovaných k proplacení. Výdaje (s výjimkou výdajů uplatňovaných formou zjednodušených metod vykazování) je nezbytné doložit kopiemi/skeny příslušných účetních, daňových nebo jiných dokladů, včetně dokladů o platbě.

Do soupisky jsou zahrnuty pouze výdaje/náklady, které partnerovi v daném období vznikly a které byly uhrazeny. Výjimkou je závěrečné vyúčtování, ve kterém musí být všechny výdaje proplaceny do 30 dnů od ukončení doby realizace projektu.

Soupisku výdajů partner předkládá ve formátu PDF jako přílohu monitorovací zprávy v Dotačním portálu; partner je povinen poskytnout kontrolorovi soupisku výdajů také v editovatelném formátu EXCEL. Formulář soupisky je třeba používat vždy v aktuální verzi, která je dostupná na internetových stránkách Centra.

Vyžadované podklady k jednotlivým druhům výdajů jsou pro české kooperační partnery specifikovány v Náležitostech dokladování.

Podklady a přílohy, které partner nepředkládá v Dotačním portálu spolu s monitorovací zprávou (např. faktury k jednotlivým výdajům, soupiska výdajů ve formátu EXCEL apod.), poskytuje partner kontrolorovi prostřednictvím odkazu na úložiště, které mu je poskytnuto. Tyto podklady předkládá partner strukturovaně, seřazené a očíslované ve vazbě na výdaje uvedené v soupisce výdajů.

V případě vyúčtování personálních nákladů prostřednictvím standardních jednotkových nákladů předkládá partner při prvním vyúčtování zaměstnance v projektu (a později při změně) formulář Popis pracovního místa. U zaměstnanců s pružným počtem hodin odpracovaných na projektu za měsíc musí být navíc předložen také Výkaz práce.

V případě výdajů na Externí poradenství a služby a výdajů na vybavení do 800 EUR (hodnota konkrétního výdaje/účetního dokladu) partneři předkládají příslušné doklady k nárokovaným výdajům uvedeným v soupisce až na základě výzvy kontrolora (tzv. vzorkování výdajů).

Výdaje zahrnuté do soupisky výdajů se přepočítávají na měnu EUR podle měsíčního kurzu Evropské centrální banky platného v okamžiku prvního předložení (tj. odeslání, nikoliv nutně zpracování!) Žádosti o platbu/soupisky výdajů za dané období v Dotačním Portálu.

Tento kurz zadává partner do soupisky výdajů. V případě opětovného předložení soupisky (např. oprava údajů) se zadává původní směnný kurz k datu prvního předložení.

K úspěšnému vyplnění a podání žádosti o platbu v Dotačním portálu včetně doložení potřebných podkladů a příloh Vám pomůže „Příručka pro vypracování a podání žádosti o platbu v Dotačním portálu“.