Sachbericht und Auszahlungsantrag

Der Zuwendungsvertrag begründet keinen automatischen Anspruch auf die Auszahlung der Zuwendung.

Die Auszahlung der Fördermittel erfolgt im Erstattungsprinzip auf der Grundlage der von dem Kooperationspartner abgerechneten Kosten.

Die Voraussetzung für die Auszahlung der Förderung ist die Bestätigung der Rechtmäßigkeit und der Richtigkeit der abgerechneten Kosten durch die nationale Kontrollinstanz.

Nach Ablauf jedes Abrechnungszeitraumes hat der Kooperationspartner über das Förderportal der Sächsischen Aufbaubank einen Auszahlungsantrag zu stellen.

Dieser besteht aus:

• dem Sachbericht und
• der Belegliste

Der Auszahlungsantrag ist in der Regel ein Monat nach dem Ende des Abrechnungszeitraumes einzureichen. Für die Einreichung des letzten Auszahlungsantrages steht den Kooperationspartnern eine dreimonatige Frist zur Verfügung.

Eine Belegliste ist in der Regel dann einzureichen, wenn Sie im Abrechnungszeitraum mindestens 15.000,00 EUR zur Abrechnung bringen können (Ausnahmen nur nach Absprache mit der zuständigen nationalen Kontrollinstanz). Ist dies nicht der Fall, ist lediglich ein Sachbericht ohne Kostenabrechnung vorzulegen.

 

Sachbericht
Der Sachbericht ist direkt im Förderportal unter der eigenen Nutzerkennung in der Landessprache zu erfassen. In dem Bericht sind die im Abrechnungszeitraum umgesetzten Aktivitäten in Bezug auf die abgerechneten Kosten darzustellen. Jeder Kooperationspartner beschreibt den eigenen Projektteil – Aktivitäten, Ergebnisse etc. – die er als Kooperationspartner im Abrechnungszeitraum durchgeführt/erzielt hat. Ein Bestandteil der Sachberichtes sind relevante Anlagen.

 

Belegliste
Jeder Kooperationspartner erstellt eine separate Belegliste für die von ihm im entsprechenden Abrechnungszeitraum getragenen und zur Rückerstattung beantragten Kosten.

Bei tatsächlichen Kosten muss das Bezahldatum im Abrechnungszeitraum liegen. Bei der abschließenden Abrechnung muss die Leistung in der Projektlaufzeit liegen; die Bezahlung der Rechnung muss innerhalb von 30 Tagen nach Projektende erfolgen.

Die Belegliste ist im PDF-Format als Anlage zum Sachbericht über das Förderportal einzureichen. Darüber hinaus sind die Kooperationspartner verpflichtet, die Excel-Version der Belegliste an die tschechische Kontrollinstanz zu übermitteln. Zu nutzen ist die aktuelle Fassung des auf der Homepage des CRR veröffentlichten Vordruckes.

 

Die erforderlichen Unterlagen zum Nachweis der einzelnen Kostenarten sind ebenfalls auf der Homepage des CRR in den „Anforderungen an die Nachweisführung“ („Náležitosti dokladování“) aufgelistet.

 

Die restlichen Unterlagen und Anlagen, die nicht als Anlage zum Sachbericht über das Förderportal eingereicht werden (z. B. Rechnungen zu den einzelnen abgerechneten Positionen, Excel-Version der Belegliste etc.) sind der tschechischen Kontrollinstanz über einen externen Speicherort zuzusenden. Den Link stellt die nationale Kontrollinstanz bereit. Diese Unterlagen sind strukturiert, sortiert und entsprechend den Positionen in der Belegliste nummeriert zu übermitteln.

Bei Abrechnung der Personalkosten als Standardeinheitskosten legt der Kooperationspartner bei der ersten Abrechnung des Mitarbeiters im Projekt (und später bei Änderungen) den Vordruck Personifizierte Stellenbeschreibung (CZ Vordruck Nr. 4)vor. Beim Personal mit flexiblen monatlichen Arbeitszeiten im Projekt muss zudem Zeitnachweis  (CZ Vordruck Nr. 3) vorgelegt werden.

 

Bei Kosten für externe Expertisen und Dienstleistungen sowie bei Kosten für Ausrüstung bis 800,00 EUR (Wert einer konkreten Ausgabe/eines konkreten Beleges) sind entsprechende Nachweise erst nach Aufforderung durch die nationale Kontrollinstanz vorzulegen (sogenannte Stichprobenziehung).

Die in die Belegliste aufgenommenen Kosten sind in EUR gemäß dem monatlichen Buchungskurs der Europäischen Kommission einzutragen, der zum Zeitpunkt der ersten Einreichung des jeweiligen Auszahlungsantrages (zum Zeitpunkt der Absendung) galt. Dieser Wechselkurs ist in die Belegliste einzutragen.

Im Falle einer wiederholten Einreichung der Belegliste (z. B. bei Korrekturbedarf) kommt der Wechselkurs zur Anwendung, der zum Zeitpunkt der ersten Vorlage des Auszahlungsantrages gültig war.

Bei der erfolgreichen Einreichung des Auszahlungsantrages über das Förderportal einschließlich der erforderlichen Anlagen und Unterlagen hilft Ihnen der Leitfaden zur Erstellung und Einreichung eines Auszahlungsantrages über das Förderportal.