Abrechnungsverfahren

Bei der ersten Abrechnung des Beschäftigten im Projekt legt der Begünstigte eine Stellenbeschreibung (Formular 64807) mit Angabe des Vor- und Zunamens, der Funktion, der Aufgaben, dem zugeordneten Tätigkeitsprofil, dem Stellenanteil und der Einsatzdauer im Projekt vor. Die Stellenbeschreibung dient der Kontrollinstanz als Beschäftigungsnachweis und muss daher zwingend vom Begünstigten (Arbeitgeber) und dem Projektmitarbeiter (Beschäftigten) vor der
Abrechnung unterzeichnet werden.

Im Rahmen der Prüfung kann die Kontrollinstanz weitere Nachweise (z.B. Arbeitsvertrag oder andere Urkunden oder Vorschriften zur internen Organisation, Erklärungen) anfordern.

Die Personalkosten können nur bis zur Höhe des Kostensatzes des jeweiligen Tätigkeitsprofils anerkannt werden, für das die Zuordnung nachgewiesen und von der Kontrollinstanz bestätigt wurde. Die Kontrollinstanz kann bei der Überprüfung auch die Zuordnung in ein niedrigeres Tätigkeitsprofil vornehmen.

In der Stellenbeschreibung wird auch die Variante zur Abrechnung der Personalkosten für den jeweiligen Beschäftigten festgelegt. Die Abrechnung kann erfolgen über:

• Monatssätze bei Personal mit festen monatlichen Arbeitszeitanteilen oder
• Stundensätze bei Personal mit flexiblen Arbeitszeitanteilen.

Für Personal mit festen monatlichen Arbeitszeitanteilen ist keine projektbezogene Zeiterfassung erforderlich.

Für Personal mit flexiblen monatlichen Arbeitszeitanteilen erfolgt die Abrechnung der Personalkosten auf Stundenbasis für tatsächlich geleistete Projektstunden. Deswegen muss für jeden Abrechnungsmonat ein Zeitnachweis (Formular 64808) geführt werden, in dem die geleisteten Stunden tagesgenau und getrennt nach projektbezogener und projektfremder Arbeitszeit sowie die Fehltage (Urlaub, Krankheit, tarifliche oder betriebliche Ruhetage etc.) dokumentiert werden, so dass im Zeitnachweis die monatliche Gesamtarbeitszeit des Beschäftigten ausgewiesen wird. Projektfremde Tätigkeiten und Fehltage sind nicht förderfähig. Pro Kalenderjahr können für einen Vollzeitbeschäftigten maximal 1.720 Stunden geltend gemacht werden. Bei einem Teilzeitbeschäftigten ist die Anzahl der jährlich maximal abrechnungsfähigen Projektarbeitsstunden anteilig zu reduzieren.

Aufgrund der arbeitsrechtlichen Bestimmungen in Deutschland sind die förderfähigen Stunden pro Tag grundsätzlich auf zehn begrenzt.

Es besteht nach der ersten Abrechnung kein unveränderlicher Anspruch auf die Zuordnung zum abgerechneten Tätigkeitsprofil. Die Kontrollinstanz kann die Einstufung auch nachträglich reduzieren, sofern sich bei Folgeprüfungen oder Vor-Ort-Kontrollen Anhaltspunkte für die Zuordnung in ein niedrigeres Tätigkeitsprofil ergeben.

Bei wesentlichen oder dauerhaften Änderungen mit Auswirkung auf die Abrechnung muss der Begünstigte die jeweilige Stellenbeschreibung anpassen, unterschreiben und zusätzlich vom Beschäftigten unterzeichnen lassen. Die geänderte Stellenbeschreibung ist der Kontrollinstanz spätestens mit der von der Änderung betroffenen Abrechnung vorzulegen. Eine rückwirkende Änderung der Stellenbeschreibung ist nicht möglich.

Stellenbeschreibungen müssen nur mit der ersten Abrechnung der Stelle im Projekt eingereicht werden. Eine erneute Einreichung ist nur bei Anpassungen der Stellenbeschreibung notwendig.

Unvollständige Stellenbeschreibungen oder Zeitnachweise können dazu führen, dass die betroffenen Personalkosten im Abrechnungszeitraum als nicht förderfähig anerkannt werden.

Ein laufender Wechsel zwischen den Abrechnungsvarianten desselben Beschäftigten ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Sollte dies aufgrund geänderter Rahmenbedingungen bei der Projektumsetzung erforderlich sein, ist dies mit Vorlage der geänderten Stellenbeschreibung zu begründen.