Postup při vyúčtování nákladů

Při prvním vyúčtování pracovního místa daného zaměstnance v projektu předloží příjemce Popis pracovního místa s uvedením jména a příjmení zaměstnance, funkce a úkolů v projektu, pracovního profilu, úvazku a délky zapojení zaměstnance v projektu. Popis pracovního místa slouží Kontrolorovi jako doklad o zaměstnání, a proto musí být před
vyúčtováním nutně podepsán příjemcem (zaměstnavatelem) i pracovníkem zapojeným do projektu (zaměstnancem).

V rámci kontroly si může Kontrolor vyžádat další doklady (např. pracovní smlouvy nebo jiné listiny nebo interní organizační předpisy, prohlášení).

Personální náklady jsou uznatelné jen do výše sazby nákladů příslušného pracovního profilu, pro který bylo zařazení prokázáno a potvrzeno Kontrolorem. Kontrolor může přistoupit také k zařazení do nižšího pracovního profilu.

V popise pracovního místa se stanoví také varianta pro vyúčtování personálních nákladů daného zaměstnance. Vyúčtování je možné:

•  prostřednictvím měsíčních sazeb u zaměstnanců s pevně stanoveným podílem doby
  odpracované na projektu za měsíc nebo
• prostřednictvím hodinových sazeb u zaměstnanců s pružným počtem hodin odpracovaných na projektu.

Pro zaměstnance s pevně stanoveným podílem doby odpracované na projektu za měsíc není potřebné vést evidenci doby odpracované na projektu.

U zaměstnanců s pružným počtem hodin odpracovaných na projektu za měsíc probíhá vyúčtování personálních nákladů na hodinovém základě za hodiny skutečně odpracované na projektu. Proto musí být za každý vyúčtovaný měsíc veden Výkaz práce (timesheet), v němž jsou odpracované hodiny dokumentovány na denním základě a odděleně podle hodin odpracovaných na projektu a mimo projekt a také absence zaměstnance (dovolená, nemoc, dny pracovního volna stanovené kolektivní smlouvou nebo interním předpisem zaměstnavatele apod.), takže ve výkazu práce bude vykazována celková pracovní doba daného zaměstnance. Mimoprojektové činnosti a absence nejsou způsobilé. Za kalendářní rok lze na jednoho zaměstnance s plným pracovním úvazkem uplatnit maximálně 1 720 hodin.
V případě zaměstnance pracujícího na částečný úvazek se maximální počet hodin odpracovaných na projektu za rok přiměřeně sníží.

Vzhledem k pracovněprávním předpisům v Německu je způsobilá denní pracovní doba zpravidla omezena na deset hodin.

Po prvním vyúčtování není zaručen neměnný nárok na zařazení do vyúčtovaného pracovního profilu. Kontrolor může zařazení do profilu snížit také dodatečně, pokud by při následných kontrolách nebo kontrolách na místě byly zjištěny skutkové okolnosti odůvodňující přeřazení do nižšího pracovního profilu.

V případě podstatných či trvalých změn s dopady na vyúčtování musí příjemce příslušný popis pracovního místa upravit, podepsat a nechat ho podepsat také dotyčným zaměstnancem. Změněný popis pracovního místa musí být Kontrolorovi předložen nejpozději spolu s vyúčtováním, jehož se změna týká. Popis pracovního místa nelze měnit se zpětnou účinností.

Popisy pracovních míst musí být předloženy pouze spolu s prvním vyúčtováním daného pracovního místa v projektu. Opětovné předložení je nutné pouze v případě změn v popisu pracovního místa.

Neúplné popisy pracovních míst nebo neúplně vyplněné výkazy práce mohou vést k tomu, že dotčené personální náklady nebudou v daném vyúčtovaném období uznány za způsobilé.

Opakované střídání variant vyúčtování u jednoho a téhož zaměstnance zpravidla není možné. Pokud by to mělo být ve výjimečných případech nutné z důvodu změněných rámcových podmínek v průběhu realizace projektu, musí to být odůvodněno předložením změněného popisu pracovního místa.